De checklist om een evenement te organiseren

Opeens mochten we vorig jaar niet meer naar festivals, beurzen, conferenties en andere evenementen. Van de één op de andere dag stopte het. Gelukkig mag er nu al veel meer en is het voor veel ondernemers weer een droom om aan de slag te kunnen en een evenement te organiseren. Corona of niet, er zijn heel veel zaken waar je rekening mee moet houden en waar je aan moet denken. Hieronder vind je een aantal aspecten waar je aan moet denken!

Bepaal je doelstellingen

Je organiseert een evenement met een bepaald idee: je wilt mensen een leuke dag laten hebben met muziek op een festival, een beurs organiseren met zoveel mogelijk aanbieders en klanten of een grote zakelijke conferentie. Het eerste wat je moet doen is bepalen wat je wilt bereiken. Wil je zoveel procent festival bezoekers meer dan vorig jaar? Meer sales uit het evenement halen? Of juist zoveel meer contracten afsluiten dan vorig jaar? De doelstelling zijn de basis. Het is dus belangrijk om deze op de juiste manier te formulieren, oftewel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.

Event marketing

Natuurlijk moet je je evenement ook onder de aandacht brengen. Als het geen jaarlijks terugkerend evenement of een bekende zakelijke beurs is, is de kans klein dat mensen het kennen of zelf actie gaan ondernemen om meer te weten komen. Je moet hen dus naar jou toetrekken. Dit doe je door middel van event marketing. Maak bijvoorbeeld een Facebook-evenement aan en verspreid dit groots. Zorg ervoor dat mensen zich kunnen aanmelden of zich op geïnteresseerd kunnen zetten. Bovendien is het belangrijk dat er een link naar de webpagina aanwezig is waar ze kaartjes kunnen kopen. Daarnaast kun je ook andere online marketing methodes inzetten, zoals radio en televisie. Zakelijke evenementen zouden ook in kranten of financiële bladen kunnen worden getoond. Bekijk goed per evenement wie de doelgroep is en waar die te vinden zijn.

Praktische zaken

Ook moet je denken aan praktische zaken, zoals beveiliging, parkeergelegenheden en opbergplekken. Je wilt bijvoorbeeld niet dat iedereen met volle tassen rondloopt op een festival, dus evenement lockers huren is dan een uitkomst. Ook moet de mensenmassa in goede banen worden geleid naar de in- en uitgang. Zorg dus voor genoeg dranghekken en goede bewegwijzering. Meer informatie over deze praktische zaken kun je vinden op de webpagina van Elockers!

Be the first to comment

Leave a comment

Your email address will not be published.


*